Werken in de cloud

Door te werken op een ‘desktop in de cloud’ lijkt er geen verschil meer te zijn met het werken op je eigen PC. De desktop ziet er hetzelfde uit, met hetzelfde start menu en dezelfde icoontjes. Het enige verschil is dat de PC niet meer onder of op het bureau staat maar op internet. Maar daar houdt het niet bij op!

Vanaf verschillende apparaten werken

Wanneer je gebruik maakt van een Hosted Desktop, zoals een bureaublad in het Engels meestal wordt genoemd, kun je hier vanaf allerlei apparaten toegang tot krijgen. Je hoeft dus niet perse zelf een up to date Windows 10 10 te hebben. Wanneer de Desktop in de Cloud is geïnstalleerd met Windows 10, dan kun jij op je eigen PC nog rustig werken met Windows 7.

Het is daarnaast ook mogelijk een iPad of een Android tablet op die manier om te toveren tot een Windows 10 machine. Zo hoef je dus zelf geen laptop meer mee te nemen op reis. Wanneer je op je werk bent begonnen aan bijvoorbeeld het opzetten van een nieuwe presentatie, dan kun je die later gewoon weer vervolgen op je huiscomputer. Alles is in de cloud opgeslagen. Onderweg in het openbaar vervoer kun je snel even je mobieltje aan slingeren om alle puntjes van de vergadering door te nemen. Lekker snel, veilig en op elke plaats werken is het uitgangspunt voor desktops in de cloud.

Eenvoudig schalen

Uitbreiden naar meerdere pc’s binnen een organisatie is vaak duur, tijdrovend en arbeidsintensief. Je moet wachten op levering van de PC’s en dan alle onderdelen installeren als hij nog niet kant en klaar wordt afgeleverd. De software moet worden geïnstalleerd voordat je op de PC kan werken. Omdat een bureaublad in de cloud eenvoudig is te kopiëren naar een nieuwe hosted desktop, dus inclusief alle updates en software, is het veel sneller om aan de slag te gaan. En hetzelfde geldt voor downgraden van het aantal computers. De oude/gebruikte PC’s zullen niet ergens in een hokje verborgen hoeven te worden om alleen maar als stofhappers ten toon gesteld te staan.

Er zijn meerdere manieren van online werkplekken, dus het schalen is hier ook afhankelijk van. Gebruik je 1 fysieke server in een datacenter dan moet je daar rekening mee houden met schalen. In een virtuele omgeving is dit minder het geval.

Dit weerspiegelt het opkomen van de BYOD principe wat vooral populair onder startups is. Het BYOD principe staat voor Bring Your Own Device, zodat medewerkers eenvoudig op hun eigen device kunnen werken terwijl ze allemaal dezelfde desktop in de cloud hebben. Wanneer een werknemer weggaat, blijft er ook geen apparatuur achter. Een ander bijkomend voordeel is dat men eenvoudiger een PC kan ‘overnemen’ van een collega. Bijvoorbeeld bij flexwerkers of thuiswerkers. Dan zou je met de juiste inloggegevens binnen enkele seconden op de PC van je collega kunnen werken.

Veilig

…versleuteling

De veiligheid van een virtuele werkplek is een aandachtspunt. Een van de belangrijke factoren daarbij is het versleutelen van de gegevens die worden ontvangen en verzonden tussen de client PC (zeg maar het fysieke apparaat waar u mee werkt) en de server waar de virtuele werkplek op draait. Zodra er een verbinding wordt opgezet met de virtuele werkplek, worden de gegevens versleuteld. Op die manier wordt het onmogelijk gemaakt om gegevens “af te luisteren” door anderen op het internet. Hier wordt meestal een AES encryptie voor gebruikt.

Een bijkomend voordeel is dat het dan minder uitmaakt welke internet verbinding u gebruikt. Het komt vaak voor dat een thuisnetwerk veel minder goed beveiligd is dan een kantoornetwerk. Mensen die dus thuis of op afstand werken hebben door het gebruik van een versleutelde verbinding met de virtuele desktops toch altijd een betere beveiliging dan wanneer men werk mee naar huis neemt op hun eigen laptop.

…gestolen apparatuur

Een ander voordeel is dat wanneer een device van een medewerker wordt gestolen waarmee dagelijks zakelijk gewerkt wordt, er nog geen man over boord is. Alle gegevens staan namelijk in de cloud. Wanneer je verbinding wilt maken met de desktop in de cloud, dan moet je namelijk inloggen. En zonder deze inloggegevens kan men niet bij de gegevens en bedrijfsdata komen. Het is daarom aan te raden elke dag opnieuw in te loggen als je gebruik wilt gaan maken van je online werkplek. Als je je inloggegevens automatisch door je PC laat opslaan en invullen dan verdwijnt dit veiligheidsniveau natuurlijk.

…minder inbraak gevoelig

BYOD bedrijven hebben aanvankelijk veel minder apparatuur nodig. Dataservers op kantoor zijn niet nodig en laptops worden aan het eind van de dag weer naar huis genomen. Er valt dan ook minder te scoren voor inbrekers. Een inbreker zit niet te wachten op rijen lege bureaus. Hoewel computerschermen wel weer vaak gebruikt worden bij BYOD bedrijven.

…brand

Als laatste is er nog een ander, heel belangrijke manier van het veiligstellen van gegevens. En dat is brand. Wanneer je met eigen lokale servers en lokale werkstations werkt op een kantoor en er zou brand uitbreken of een overstroming voordoen, dan is er een groot probleem. Belangrijke data zal verloren gegaan zijn en elke computer zal zijn eigen belangrijke, persoonlijk bestanden verliezen. Met het werken op een virtuele werkplek zal hier geen last van zijn. Alle bestanden op de hosted werkplek zullen blijven bestaan. Ook worden de backups automatisch opgeslagen op andere machines zodat deze snel en toegangelijk zijn mocht er iets in het datacenter mis gaan.

Back-up

Bedrijsdata is waarschijnlijk wel een van de meest belangrijke steunpilaren van een bedrijf. Naast apparatuur en machines kunnen deze gegevens niet gemist worden. Om er zeker van te zijn dat er altijd een manier is om terug te gaan naar de data die bestond voor een calamiteit zich voordeed, is een backup noodzakelijk.

Backups werden vroeger vaak op speciale geheugendragers opgeslagen en op een andere plaats bewaard of door medewerkers mee naar huis genomen. Het bewaren van de backups gebeurt tegenwoordig vooral in de cloud. De bestanden worden dan online opgeslagen. Het voordeel hiervan is dat er altijd ergens een backup vandaan te halen is om weer verder gaan waar men gebleven was. Het is echter wel aan te raden om dit op een andere server/dienst op te slaan dan waar het virtuele bureaublad zich bevind. Bij een Hosted Desktop provider is een backup optie meestal inbegrepen of optioneel. Dan zullen de systemen automatisch gebackuped worden. En dit kan natuurlijk eenvoudig op de uren gebeuren dat men niet aan het werk is.

Nadelen van hosted desktop

Naast de vele voordelen van het werken in de cloud zijn er natuurlijk ook een aantal aandachtspunten.

Afhankelijk van internetverbinding

Omdat werken in de cloud afhankelijk is van een internetverbinding is het waarschijnlijk dé belangrijkste schakel in het bedrijfsproces. Geen internet betekent geen werk, en dat betekent inkomstenderving. Het internet kan dus gezien worden als een one-point of failure. Ook de internetprovider kan down zijn. Een oplossing hiervoor is natuurlijk een 2e internet verbinding aanleggen. Zo’n tweede verbinding wordt dan als backup gebruikt. Mocht er een storing ontstaan dan kun je via de 2e verbinding alsnog op de virtuele desktops komen. Wanneer je gebruik maakt van mobiele apparatuur zoals in een BYOD omgeving, dan kan men gebruikmaken van het mobiele 4G netwerk, wat in de meeste gevallen prima voldoet.

Naast een backup internetverbinding is een snelle en stabiele internetverbinding net zo belangrijk voor de User Experience. Wil je besparen op je internet verbinding om de kosten te drukken, dan ben je waarschijnlijk een stapje te ver gegaan. Houd er rekening mee dat je een goede internet verbinding hebt en een computer die dit allemaal goed kan verwerken.

Een ander misverstand is dat een hosted desktop altijd goedkoper is dan een eigen computer omgeving. Wel is het zo dat opstartkosten vaak relatief veel goedkoper zijn, maar als men de kosten over een langere periode neemt, komt het lijstje er toch iets anders uit te zien. Er vanuitgaande dat de eigen computers het altijd blijven doen en je geen kosten hebt voor computer beheerders. Gebruiken van een hosted omgeving heeft natuurlijk zijn voordelen, wat vaak veel zwaarder weegt dan de nadelen.

Als laatste is het belangrijk er op te wijzen dat sommige maatwerk software die speciaal voor jouw bedrijf is gemaakt soms niet goed werkt in een omgeving van virtuele desktops in de cloud. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat al jaren lang met een pakket werkt dat speciaal is ontworpen voor een oudere Windows versie. In sommige gevallen is het dan niet mogelijk deze software in de nieuwe omgeving te gebruiken. Je kan je sowieso dan afvragen of het verstandig is om op de oude Windows versie te blijven werken.

Vraag nu vrijblijvend meer informatie aan over Desktop in de cloud.