Microsoft Office 365
Om een aantal standaard taken op een PC te verrichten zoals het schrijven van tekst en maken van overzichten met tabellen en kolommen is Microsoft Office 365 een compleet pakket dat dit allemaal mogelijk maakt.
In Office365 is het (afhankelijk van de versie) mogelijk om online te werken in bijvoorbeeld Word documenten. Het is ook mogelijk de volledige software op jouw PC te downloaden zodat je ook kan werken zonder internet. Dit laatste is een belangrijke overweging voor het kiezen welk pakket je wilt.
Het grote voordeel is dat alles automatisch wordt geüpdate, en dat je niet volgend jaar weer een nieuwe versie hoeft aan te schaffen, omdat Office365 met een abonnementsvorm werkt, en niet met een CD in een doos.
Wat zit er in Office 365?
Omdat Microsoft werkt met verschillende pakketten en abonnementen is de beschikbaarheid van de programma’s hiervan afhankelijk. Gebruik je het zakelijk of alleen voor thuis, dan zullen de programma’s enigzins verschillen.
Hieronder geven we een lijst met de verschillende programma’s die in het Office365 pakket vallen. Daarachter is omschreven wat je met deze programma’s precies kan doen.
Outlook (e-mail)
Outlook is een bekend e-mail programma waarmee je e-mails kunt ontvangen en verzenden. Het gebruikt een traditionele indeling zodat je niet nog eens hoeft te wennen aan de layout wanneer je een oudere versie van Outlook gewend bent.
Word (tekstverwerker)
Word is een tekstverwerker waarmee je documenten kunt typen en opmaken. Er zitten veel extra opties in die een document professioneel er uit kan laten zien. De ingebouwde PDF en e-mail functie maken het mogelijk een document eenvoudig en snel te delen met collega’s. Gebruik je de online versie van Office 365 dan kan je iemand uitnodigen om live in het documenten te werken.
Excel (spreadsheets)
Spreadsheets worden gebruikt om tabellen op te maken met tekst en getallen. In Excel zitten veel functies die het mogelijk maken om gegevens te arceren, op te maken en uit te rekenen. Een uitstekend stukje software die ook getallen en overzichten visueel kan laten weergeven (in lijn- en staafdiagrammen bijvoorbeeld).
Powerpoint (presentatie)
Dit programma maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze een mooie presentatie te maken. Deze presentatie kan vanuit het programma afgespeeld worden, verstuurd worden per mail, of gedeeld worden zodat meerdere mensen het kunnen bewerken
OneNote (kladblok)
OneNote is een digitaal kladblok of notitieblok. In vergelijking met het oude Notepad is deze veel geschikter om meerdere kladblokken te beheren, en deze zelfs weer te verdelen in pagina’s. Ook is opmaak mogelijk en het toevoegen van bepaalde media.
Access (alleen voor PC)
Met Access kun je relationele databases aanmaken en beheren. In deze database worden gegevens gekoppeld die automatisch worden doorgegeven aan andere programma onderdelen zodat ze niet los in ieder programma hoeven worden aangepast.
Inbegrepen services (afhankelijk van het abonnement)
OneDrive
Met OneDrive kun je al je bestanden opslaan in de Cloud. Dus opslaan op de computer (server) van Microsoft op het internet. Hiermee kun je ook heel eenvoudig je documenten en bestanden delen met collega’s.
Skype voor bedrijven
Skype ken je waarschijnlijk wel. Privé een vaak gebruikte tool. Maar ook zakelijk een handig stukje software. Met Skype kun je heel simpel een videovergadering starten met je collega’s. Naast het video vergaderen kun je ook bellen en gebeld worden. Skype for business is niet hetzelfde als VoIP.
Exchange
Microsoft Exchange is een mailprogramma dat werkt op een server. De software verwerkt in- en uitgaande e-mail. Met Exchange kunnen instellingen beheerd worden voor alle emails binnen een bedrijf. Dit is alleen nodig voor bedrijven, en niet voor particulieren. Exchange kan goed samenwerken met Outlook.
Sharepoint
Met Sharepoint kun je online (interne) websites mee maken, bestanden delen met collega’s en klanten. Het geeft een overzicht van alle onderdelen die je samen met je collega’s deelt.
Wat zijn de voordelen van Office 365?
Als eerste zijn er de automatische updates. Met deze automatische updates is al je software veilig en up-to-date. Je hoeft dus niet telkens een nieuw pakket aan te schaffen en te installeren. In het verleden was het normaal dat men lange tijd achter elkaar met hetzelfde Office pakket werkte zonder updates. Dat is nu met Office365 niet meer van toepassing omdat de software telkens nieuwe updates ontvangt.
Ten tweede is er het voordeel van samenwerken. Omdat de gegevens online kunnen worden gedeeld is het veel makkelijker om bestanden met collega’s in te zien en te bewerken. Zo kan men zelfs met meerdere mensen tegelijkertijd een bestand bewerken zonder dat een kopie verzonden hoeft te worden tussen deze collega’s. Dit bespaart dus veel tijd en energie.
Ten derde is er de veiligheid. Mede omdat de gegevens online worden opgeslagen en beveiligd in de Cloud kunnen ze niet van de computer gestolen worden. Verlies je je laptop? Dan staan de bestanden nog steeds online. Hierdoor kun je dus bij verliezen van een apparaat gelijk online de gegevens weer inzien vanaf een andere computer.
Ten vierde is er het werken vanaf verschillende apparaten. Omdat de gegevens op het internet staan kun je eenvoudig je laptop thuis, tablet of PC gebruiken om verder te gaan met je werk waarmee je was gestopt op kantoor. Ideaal dus voor thuiswerkers en zakenlui die veel onderweg zijn.
Wat is het verschil tussen Office 2016 en Office 365?
Office 2016 is een softwarepakket dat op een PC wordt geïnstalleerd. Dit pakket werkt als een eenmalige aankoop. Je hoeft bij dit pakket daarna geen maandelijkse kosten meer te betalen. Het nadeel dat er aan kleeft is dat wanneer je wilt upgraden naar een nieuwe versie je het hele pakket weer moet kopen.
Office365 werkt met abonnementen. Maandelijks betaalt men de kosten voor de online service. Ook worden de updates automatisch op de achtergrond uitgevoerd. Hierover hoeft de gebruiker zich dus geen zorgen om te maken. Daarnaast kunnen de bestanden online worden opgeslagen en gedeeld. Office 365 kan dus prima gebruikt worden voor desktop in de cloud.
Voor wie is Office 365 geschikt?
Vanwege de verschillende pakketten en abonnementen is het mogelijk om Office365 in bijna elke omgeving te gebruiken. Zowel thuis als zakelijk. Zowel kleinzakelijk als grootzakelijk. Zowel in bedrijven als op scholen.
Kortom, Office365 is er voor iedereen.