Wat is systeembeheer en wat is netwerkbeheer?

In de breedste zin van het woord betekent dit het opzetten, configureren en onderhouden van alle computer, netwerk en gerelateerde systemen binnen een bedrijf. Ook wel de ICT genoemd. Het onderhouden van deze onderdelen is veel belangrijker en uitgebreider dan je soms doet vermoeden. Het stopt niet bij het oplossen van problemen. Sterker nog, het begint al bij het opzetten van een bedrijf. Afhankelijk van het soort bedrijf is dit inclusief het onderhouden van de servers, pc’s, netwerk apparatuur, telefonie, printers etc. Veelal worden mensen in deze branche systeembeheerders genoemd. En in veel gevallen doen de systeembeheerders ook het onderhouden van het netwerk binnen het bedrijf. Terwijl grote bedrijven hier weer een aparte afdeling voor hebben, genaamd netwerkbeheer. Maar… Gelukkig is het niet nodig om een aparte automatiseringsafdeling te hebben binnen je bedrijf. Systeembeheer is in veel gevallen handiger en goedkoper wanneer dit wordt uitbesteed.

Wat zijn de taken van een systeembeheerder?

Hier lichten we enkele onderdelen uit de (mogelijke) taken die een systeembeheerder doet binnen het vak van systeem-, netwerk- en computerbeheer. Zoals hierboven gezegd gaat het niet alleen om problemen oplossen, maar ook vooruitzien.

Updates uitvoeren, inclusief patches en configuratie instellingen op personal computers.

Wel eens gehoord van Wannacry?
Wannacry is het bekende ransomeware die veel problemen veroorzaakte in 2017. Een aantal grote bedrijven in binnen- en buitenland werden hierbij getroffen. De partijen konden niet meer bij hun bestanden omdat Wannacry de bestanden had versleuteld. Dit was mogelijk omdat de software niet up-to-date was. En de bekende lekken in het systeem niet op tijd waren gedicht, waardoor deze ransomeware tijd had de bestanden te versleutelen en een grote geldsom vroeg om de bestanden weer te ontsleutelen. Je leest het al, up to date. Dat betekent dat niet de juiste updates werden uitgevoerd op het juiste moment. Systeembeheerders doen het updaten van de systemen, van Windows updates tot firmware updates.

Installatie van hardware

Alle fysieke onderdelen van een PC. Monitoren, printers, keyboards, muizen, moederborden, harde schijven, geluidskaarten, videokaarten, geheugen modules enz. Dat zijn apparaten, componenten en apparatuur dat hardware wordt genoemd. Systeembeheer neemt de taak op zich om deze apparatuur, wanneer nodig, te installeren en te vernieuwen. Wanneer apparatuur stuk gaat is het meestal veel goedkoper één onderdeel te vervangen dan de hele computer.

Muizen en toetsenborden worden binnen 10 seconden verwisseld, en kan zelf wanneer de computer aan staat. Maar installatie van een nieuwe harde schijf en het bijprikken van meer geheugen kan alleen als de computer uit staat. Wanneer een van deze onderdelen kapot is kost het maar enkele minuten de hardware te vervangen. Dus systeembeheerders zitten niet de hele dat stil achter hun PC.

Installatie van Software

Elke PC is uniek, maar toch ook niet. Wanneer er in het netwerk van een bedrijf een PC wordt toegevoegd, is het in veel gevallen handig om allemaal dezelfde computer te gebruiken. Hetzelfde merk en dezelfde componenten. Waarom? Omdat de systeembeheerder dan minder werk heeft. Een systeembeheerder kan door een kopie te maken van een kant-en-klare pc veel sneller een nieuwe pc instellen met de juiste software.

Stel je voor dat je handmatig Windows updates moet uitvoeren, de software downloaden, de gebruikers rechten aanpassen, de backups instellen, de telefoonboek gegevens updaten, de wachtwoorden instellen etc. Dat kost uren werk, terwijl het veel sneller is een kopie van een werkend systeem te maken en die op de nieuwe PC te zetten. Installatie van nieuwe software is daarom ook werk dat een systeembeheerder moet doen.

Ondanks het feit dat veel mensen tegenwoordig met Office 365 werken is hulp van een systeembeheerder bij deze software ook soms gewenst. Iemand die je even kan helpen met bepaalde instellingen is fijn. Ook software in de Cloud kan soms rare kuren vertonen. Hulp van iemand met meer kennis en ervaring kan helpen weer snel aan het werk te kunnen.

Installatie van netwerkapparatuur

Servers, routers, switches, bekabeling zijn allemaal onderdelen van het netwerk. Allemaal van cruciaal belang wanneer het om het reilen en zeilen van een bedrijf gaat. Afhankelijk van de grootte van het netwerk en het bedrijf kiest men voor het aanstellen van een speciale afdeling netwerkbeheer. In veel gevallen is het installeren van netwerkapparatuur eenmalig. Zodra de apparatuur is geïnstalleerd en juist geconfigureerd, zal er weinig fysieks veranderen in een netwerk. Veel bedrijfspanden zijn uitgerust met genoeg netwerkaansluitingen zodat men niet bij elke nieuwe werknemer weer een extra netwerkkabel hoeft te trekken om de nieuwe gebruiker te voorzien van internet of intranet. Als een bedrijf gaat werken met VoIP moeten VoIP telefoons worden geïnstalleerd. Deze worden meestal tussen de computer en de netwerkaansluiting in de muur geplaatst.

Updaten en monitoren van netwerkapparatuur en netwerkverkeer

In 2017 zijn cloud beheerde netwerkomgevingen niet meer weg te denken, zoals bijvoorbeeld Cisco Cloudcenter. Alle apparatuur dat wordt aangesloten kan eenvoudig via een internetbrowser beheerd, geconfigureerd en geupdate worden. Je hoeft niet meer van je plek of per apparaat apart in te loggen. Elk apparaat krijgt zijn eigen naam, en kan eenvoudig gevonden worden in het overzicht van aangesloten apparaten in het cloud beheer overzicht.

Je krijgt waarschuwingen wanneer een apparaat uit gaat, een probleem ondervindt enz. Met cloud beheer zie je eenvoudig welk apparaat het is en kun je die op afstand opnieuw opstarten, firmware updaten en monitoren. Storingen in het netwerk worden hierdoor tijdig opgemerkt en opgelost. Firewalls moeten door de systeembeheerder of netwerkbeheerder zo worden ingesteld dat het netwerk veilig is, en niet van buitenaf benaderd kan worden. Hier is kennis, software en apparatuur voor nodig.

Computerbeveiliging en netwerkbeveiliging

Virusscanners, firewalls en wachtwoordbeheer. Zo maar wat namen die genoemd kunnen worden als het om beveiligingselementen gaat in een netwerk. Onderschat uw beveiliging niet! Wel eens gehoord van een Backdoor, DOS aanval, Spoofing, phishing, Man-in-the-middle aanval? Om alles op een rijtje te hebben in uw systeembeheer en netwerkbeheer, moet er aan veel dingen gedacht worden. Beveiliging is daarom cruciaal.

Je kunt het vergelijken met het beveiligen van een gebouw. Stop niet bij het op slot doen van de hoofdingang. Maar bekijk de andere inbraakmogelijkheden zoals de ondergrondse garage, poorten, zijdeuren, ramen, ontluchtingsgaten enz. Daarnaast zijn camerabeveiliging, bewegingssensoren en misschien wel een bewaker nodig om het pand extra goed te bewaken. Een computernetwerk in een bedrijf is niet minder. Zelfs meer.

Virusscanners moeten worden geïnstalleerd en continue geupdate worden. De wachtwoorden van gebruikers moeten goed en sterk zijn. De wachtwoorden van software en belangrijke apparatuur moeten goed zijn. De WiFi netwerken moeten veilig zijn, email beveiliging op orde etc.

Strategische planning voor beveiligingsproblemen

Algemeen gezegd gaat het in eerste plaats over hoe beveiliging geoptimaliseerd en toegepast wordt binnen de organistatie. Ten tweede over een procedure die gevolgd dient te worden wanneer er iets mis gaat. Maar tegelijkertijd met uitleg wie wat doet, en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wat moet er gebeuren wanneer er een DOS attack plaats vindt. Welke bestanden moeten er worden gebackupped (lees meer over backupen). En wat moet er gedaan worden als een virus computers besmet. Hier is planning voor nodig. Al is dat op het eerste gezicht geen strategische planning, toch heeft dit meer te maken met planning dan verwacht. Laat je niet overvallen door een virus of attack, maar weer voorbereid en proactief bezig.

Onderhoud servers

Netwerk servers, webservers, dns servers, mailservers. Er zijn in veel bedrijven lokaal nog steeds servers te vinden. Het grote voordeel daarvan is snelheid, en onafhankelijkheid. Een internetstoring laat nog steeds toegang van alle computers in het netwerk tot de servers toe. Maar in meer gevallen is het uitbesteden, zeg maar het hosten, van onderhoud en beheer van servers in de cloud een betere oplossing.

Updates worden uitgevoerd. Apparatuur wordt onderhouden en geüpdatet. Servers worden gebackupped. Voor de servers hoeft geen speciale gekoelde ruimte voor in het gebouw aanwezig te zijn. Dit kan in veel gevallen kostenbesparing tot het gevolg hebben. Plus de netwerkbeheerder heeft minder omzien. Kijk daarom eens of een hosted server verzorgd door Huizer iets voor jullie is.

Backup maken

In de meeste gevallen zijn bedrijfsdocumenten, klantgegevens en databases zo belangrijk dat ze niet gemist kunnen worden bij een goed functionerend bedrijfsproces. Vandaar dat het opslaan en backuppen van deze bestanden net zo waardevol is als het beveiligen van het netwerk en de computers daarin. Het per ongeluk beschadigen of verwijderen van gegevens of bestanden worden hiertoe tot een minimum gehouden.

Backups dienen daarom ingesteld te worden op verschillende tijden, ook wel scheduled backups genoemd. Complete backups van systemen hoeven vanwege de omvang niet dagelijks gedaan te worden, maar wel wekelijks of maandelijks. Daarnaast kun je incrementele backups gebruiken voor bestanden die sinds de laatste volledige backup zijn aangepast of nieuw zijn toegevoegd. Op die manier wordt zo een reservekopie sneller opgeslagen en daardoor ook sneller teruggezet dan een complete backup.

Systeembeheerders moeten hier dus de juiste keuze maken op welk moment er een backup gemaakt wordt. En tegelijkertijd op welke plaats de backup, oftewel reservekopie, wordt opgeslagen. Helaas gebeurt het nog teveel dat er backups gemaakt worden op de server waar een backup van gemaakt wordt. Het probleem is dan natuurlijk wanneer de server kapot gaat, de backup niet meer toegankelijk is. Pas op waar je de backups neer zet!

Calamiteitenplan opzetten

Hier een punt waar minder vaak aan gedacht wordt. Backups zijn hier natuurlijk een sprekend voorbeeld voor. Stel dat er ’s middags om 16:30 brand uitbreekt in uw verzekeringskantoor en de laatste backup een dag eerder is gemaakt. U heeft vandaag 65 schades behandeld en alle gegevens zijn nog niet opgeslagen. Daarom is een on-the-fly backup systeem wel handig. Of nog handiger het online werken. Het is mogelijk om de servers in een datacenter te hebben staan en overal vandaan daar toegang tot te hebben. Op die manier worden lokale problemen gelijk minder erg.

Het is verstandig om netwerkbeheerders en systeembeheerders een plan te laten volgen bij calamiteiten. Gelukkig komen aardbevingen hier minder voor, maar de elektriciteit kan zomaar uitvallen, en internet ook. Storm en blikseminslag is een bekender probleem hier. Alhoewel het afhankelijk van het bedrijf hier niet direct om een calamiteit hoeft te gaan. Wat moet er gedaan worden als de stroom uitvalt? Welke apparatuur heeft dan stroom nodig? Zijn er noodaggregaten? Systeembeheerders zullen in zulke gevallen precies moeten weten wie waar verantwoordelijk voor is.

Bureaublad in de cloud

In de laatste jaren is er enorm veel veranderd. En daarbij zijn de mogelijkheden ook betaalbaarder en betrouwbaarder geworden. Een van deze dingen is bijvoorbeeld het werken in de cloud. Meer en meer bedrijven zien hier het voordeel van. Daarnaast is er veel minder apparatuur nodig en te onderhouden. Werken vanaf locatie of thuis wordt op deze manier ook makkelijker. Alle gegevens worden in een datacenter opgeslagen. Een belangrijk aspect is natuurlijk een goed beveiligde netwerkverbinding. Een cloudserver is voor iedereen nu wel een optie omdat de kosten een stuk lager liggen dan een aantal jaren terug. Er is ook minder “computer beheer” nodig op locatie. Backups worden gemaakt, de servers worden onderhouden. Een win-win dus.

Optimaliseren van netwerk- en computersnelheid

Waarom snelheid optimalisatie?
Het optimaal laten werken van een computernetwerk is niet vanzelfsprekend. Hoe groter dit netwerk van computers wordt hoe drukker het verkeer in dit netwerk wordt. Hoe drukker het verkeer hoe meer files zou je zeggen. Gelukkig is een file niet het probleem in een netwerk, maar de nodige capaciteiten van een server, router of switch zijn daarmee wel een feit. Systeem- of netwerkbeheerders hebben daarom de taak voor een optimale snelheid te zorgen voor alle gebruikers binnen dit netwerk. Niet alleen de computers, die schoon en optimaal moeten werken. Maar ook de servers, switches enzovoorts. Ook worden bestanden groter naarmate het bedrijf groeit. Databases worden on the fly geopend en dat kost in veel gevallen best wat capaciteit op al het apparatuur. Wees daarom pro-actief op het gebied van snelheid als het gaat om computer- en netwerkbeheer.

Ondersteuning computer gerelateerde vraagstukken aan medewerkers

Wellicht is dit niet iets waar je jezelf in zult specialiseren als systeembeheerder maar kan afhankelijk van de bedrijfssituatie wel van je verwacht worden. Dat is het ondersteunen van medewerkers met computervragen en het trainen van nieuwe medewerkers. Dit kan beginnen bij het “waar is mijn icoon gebleven” tot “mijn beeldscherm heeft een gekke horizontale streep in het midden, hoe komt dat?”. En wellicht zul je software specifieke onderdelen uit moeten leggen in verband met rechten en wachtwoorden. Je zult je daarnaast in de schoenen van een leek moeten kunnen verplaatsen om de kennis over te kunnen dragen. In elk vak kan dat een probleem zijn. Jargon die alleen mensen in het vak gebruiken en begrijpen. Een systeembeheerder moet daarom ook dingen uit kunnen leggen in Jip en Janneke taal. Iets dat soms wel eens moeilijker is dan gedacht. Probeer je te verplaatsen in deze persoon en stel je woordgebruik af op zijn of haar niveau.

Documenteren digitale bedrijfsprocessen

Ach, waarom dit saaie werk?
Allereerst is het zo dat mensen net zoals computers een tijdje uit de running kunnen raken. Er kan een griepvirus opkomen en de systeembeheerder ligt plat op bed. Daarnaast is documentatie van digitale bedrijfsprocessen, netwerktopologie en dergelijke veel eenvoudiger uit te leggen aan iemand wanneer het op papier staat. Deze documentatie dient ook up-to-date te zijn. Vandaar dat het bijhouden en inplannen van het updaten van deze documentatie ook onderdeel is van een systeembeheer. Zo kan sneller geschakeld worden wanneer er problemen ontstaan bij een bepaalde afdeling of computer in het netwerk. Daarnaast kan dit voor trainingsdoeleinden worden gebruikt zodat dit niet alleen digitale stof ligt te happen.

Training

ICT zit niet stil. Anno 2017 is er nog volop beweging in de ICT wereld. Nieuwe innovaties, nieuwe technieken, nieuwe besturingssystemen om er maar een paar te noemen. Elke dag is de wereld van ICT in beweging. Elke dag komen er nieuwe virussen uit, elke dag zijn er nieuwe software updates, elke dag zijn er vernieuwingen. Een systeem- en netwerkbeheerder kan daarom niet stil staan met zijn vakkennis. Training is daarom geen optie meer, maar een noodzakelijkheid. ICT is blijven leren. Stilstaan hoort daar niet bij. Je kunt met de kennis van vandaag misschien enkele maanden vooruit, tot er weer iets nieuws komt aan de horizon. Er is dus altijd wel iets te leren voor een systeembeheerder.

Vraag nu vrijblijvend meer informatie aan over systeembeheer